Mer tid för kvalitetsarbetet. Verinor tar hand om materialcertifikaten och kunddokumentationen.

Materialet är på plats. Dokumentationen är det inte.

Kunden kräver dokumentationen med leveransen, och tyngst väger materialcertifikaten: oftast ett 3.1 enligt EN 10204 och ibland ett 3.2 med tredjepartens underskrift. Certifikatet ska gälla just den charge som levereras, och värdena i det ska klara både standarden och de krav kunden själv har skärpt. Till dem kommer värmebehandlingsintyg, NDT-rapporter och de andra intyg ordern kräver.

Som grossist tar ni emot dokumentationen från leverantörerna och skickar den vidare med varje leverans. Som tillverkare tar ni emot den för materialet ni bygger in och lämnar den vidare till er egen kund, tillsammans med det ni tar fram själva, som NDT och måttkontroll, och spårbarheten per charge.

Någon ska hämta, läsa, matcha och spara dokumentationen vid varje inleverans, och plocka fram, kontrollera och skicka den med varje leverans.

Fyra saker går ofta fel.

1. Certifikatet saknas när leveransen ska gå. Det kom aldrig från leverantören, och ingen följde upp. Leveransen väntar, eller går utan certifikat.
2. Fel värde går igenom. Ett kemivärde läses av fel, en ersatt utgåva av standarden används, eller ett värde klarar standarden men inte kundens skärpta krav. Kunden hittar det.
3. Chargen stämmer inte. Chargenumret i certifikatet är ett annat än det på följesedeln eller i lagret, och spårbarheten är bruten.
4. Kraven sitter i huvudet. Vilken kund som har skärpt vad vet en person. Är den personen borta får någon annan gissa.

Det kostar på två sätt. Först i timmar: varje certifikat ska hämtas, läsas, matchas och skickas vidare, och timmarna växer med varje inleverans. Sedan när kunden hittar felet: en reklamation, material som byts ut eller en anmärkning vid kundens revision.

Vad dokumentationen kostar hos er.

Dra i reglagen. Siffrorna räknas på era egna antal, inte på ett genomsnitt.

Från första samtalet till drift.

1. Genomgång, 30 minuter. Ni berättar hur ni arbetar med certifikaten i dag, från inleverans till kund: vilka kunder som kräver 3.1 eller 3.2 och har skärpta krav, ungefär hur många certifikat som kommer in och vilket affärssystem ni har. Passar det går vi vidare med kartläggningen.
2. Kartläggning. Vi går igenom verkliga certifikat, order och kundernas krav med den som hanterar dem i dag, och vilka system som ska kopplas. Det blir underlaget för offerten.
3. Offert. Efter kartläggningen får ni en offert med fast pris för implementeringen och driften.
4. Implementering. Vi implementerar agenten mot ert affärssystem inom två till fyra veckor och går igenom den med er, med era egna certifikat och order. Fast pris enligt offerten. Implementeringen betalar ni först när ni är nöjda; är ni inte nöjda betalar ni inget för den.
5. I drift. Vi sköter driften av agenten: övervakning, uppdateringar, löpande support och nya krav när era kunder ändrar dem. Ni följer allt i webbgränssnittet.

Vad vi behöver från er.

• Den som hanterar certifikaten i dag, ett par timmar i kartläggningen.
• Exempel på era certifikat och kundernas krav: avtal, kravlistor eller skärpta krav per kund.
• Exempel på dokumentationen ni skickar till en kund i dag, för en leverans.
• Vilka leverantörers och kunders webbportaler ni använder, och inloggningar till dem.
• Tillgång till affärssystemet, först för att se hur kopplingen ska göras och sedan med läs- och skrivrättigheter, helst i en testmiljö.
• En timme med er IT, om åtkomsten till mailboxarna där certifikaten kommer in och om er Microsoft-miljö.

Så sköter era leverantörer sin dokumentation.

Statistiken byggs av sig själv, ur varje certifikat och intyg som kommer in. Ni ser den i webbgränssnittet för de senaste 30 eller 90 dagarna eller hela tiden, och kan exportera den.

• Era beslut — vilka avvikelser ni godkände eller underkände, per leverantör, med motivering.
• Spårbarheten — vilket certifikat som följde med vilken leverans, sökbart per charge, order och kund, klart för kundens revision.

Det här brukar ni fråga.

• Vad händer om agenten gör fel? Agenten godkänner aldrig en avvikelse själv. Den kontrollerar och visar vad som avviker, och beslutet ligger hos er kvalitetsfunktion. Det som klarar alla krav med hög säkerhet kan gå vidare utan er, om ni ställer in det så. Läser den ett värde med låg säkerhet ber den er bekräfta det, och under inkörningen granskar en specialist hos oss avläsningarna. Varje steg och varje manuellt beslut loggas.
• Vilka dokument gäller det? Materialcertifikat enligt EN 10204 och de intyg era kunder kräver, se listan överst på sidan. Skannade dokument läses på samma sätt som digitala.
• Läser den innehållet, eller bara att dokumentet finns? Innehållet. Agenten läser varje värde i certifikatet och jämför det med standarden och kundens krav, och kontrollerar att chargen finns på inleveransen i affärssystemet. En avvikelse kommer till er innan något skickas.
• Måste leverantörerna ändra något? Nej. Agenten begär dokumenten per mail eller hämtar dem i leverantörens webbportal, som ni gör i dag.
• Fungerar det med våra system? Med de system ni redan har: affärssystemet, mailen och Teams, en delad mapp och leverantörernas och kundernas webbportaler. Det finns färdiga kopplingar till de vanliga affärssystemen. Se avsnittet om IT.
• Var hamnar vår data? Ni väljer: i plattformen, i vår Azure i Sverige eller i er miljö om er IT kräver det, i ert affärssystem, eller kvar i ert eget dokumentarkiv som SharePoint. Biträdesavtal och listan över underbiträden får ni på begäran.
• Vad kostar det? Implementering från 25 000 kr, fast pris efter kartläggningen: era system kopplade och kraven för era kunder inlagda inom två till fyra veckor från att vi fått åtkomst. Den betalar ni först när ni är nöjda; är ni inte nöjda betalar ni inget för den. Drift från 4 500 kr per månad. Vad det blir beror på antalet leverantörer och kunder, hur många materialcertifikat och andra dokument som kommer in, och hur många system som ska kopplas. Inkörningen de första tre månaderna ingår. Obegränsat antal användare. Inläsning av ett historiskt arkiv offereras separat.
• Hur lång tid tar det? Driftsatt inom två till fyra veckor från att vi fått åtkomst till era system, och sedan en inkörning på ungefär tre månader där vi följer avläsningarna och kraven tillsammans med er.
• Hur länge är vi bundna? Inte alls. Driften löper månadsvis med 30 dagars uppsägningstid, utan avgifter för att avsluta. Er data kan exporteras när som helst, och vid uppsägning får ni ut era certifikat och er historik.

Så implementerar och driver vi den.